Son muchas las empresas que han oído hablar de Business Intelligence y de sus beneficios para el negocio, pero que no saben si es necesario invertir en esta tecnología en su compañía.
Es obvio que si implantamos una solución de BI, tendremos una visión más clara, precisa y objetiva del negocio. Podremos tomar mejores decisiones y enfocar nuestro negocio hacia los objetivos que hemos marcado y, por lo tanto, el beneficio de la empresa será mayor.
Si esto es así, ¿por qué no implantarlo en todas las empresas? Si no es así, ¿cómo sé si ya ha llegado el momento de implantarlo en mi empresa?
En este post, queremos concentrar la experiencia que hemos adquirido en varios proyectos de BI para indicaros 8 síntomas que indican que una empresa necesita una solución de Business Intelligence:
1. Muchos datos, poca información
Es frecuente que las empresas crean que no necesitan un BI porque ellos ya tienen toda la información que necesitan, pero no es cierto: tienen muchos datos pero poca información.
Son empresas con multitud de informes y listados, que se han ido diseñando a lo largo de los años y que permiten realizar el día a día a los responsables, pero de los que no obtienen realmente información útil. Los datos y la información pueden parecer lo mismo, pero no lo son. Los datos son una materia prima, como los huevos, que hay que trabajar, preparar y cocinar para obtener una tortilla (la información).
2. Los departamentos de mi empresa son “reinos de taifas”
Cada departamento lucha y trabaja por su objetivo y cada uno maneja su información. El objetivo no es común, no están alineados con la estrategia de mi compañía.
Si revisamos los resultados de cada área, todos salen bien en la foto, pero eso no se refleja en los resultados de la empresa. Cuando explicamos este síntoma en un proyecto lo asemejamos a varias personas remando en una barca: si todos reman en la misma dirección, la barca avanza, pero si cada uno rema a su aire, todos trabajan mucho, pero la barca no se mueve.
Los procesos empresariales son transversales y es necesario que la información fluya entre departamentos y que todos sean conscientes de la finalidad de su trabajo y como afecta al resto. La visión global que nos aporta un Cuadro de Mandos, permite medir como aporta cada área su granito de arena al beneficio de la compañía.
3. Reuniones de Dirección en las que los datos no coinciden
Seguro que habéis vivido esta situación en alguna empresa en la que habéis trabajado: asistimos a la reunión periódica de Dirección y de repente tenemos 2 informes o presentaciones donde la cifra de ventas no coincide.
Las herramientas de BI nos permiten unificar los datos en una única fuente, pero sobre todo unificar los conceptos del negocio: ¿Qué es una venta? Un comercial nos dirá que una oferta firmada por el cliente, el equipo de logística hablará de albaranes y el financiero de facturas. “¿Estás incluyendo los abonos y devoluciones en tu informe?”, “Yo he quitado las ventas entre empresas del grupo de mi presentación, ¿y tú?” Una pregunta tan sencilla como “¿cuanto hemos vendido este mes?” se convierte en un concurso donde cada uno hace su apuesta.
4. Tu empresa utiliza Excel para todo
Paseas por la oficina y sólo ves hojas cuadriculadas en las pantallas. Tus correos recibidos están llenos de Excel adjuntos que luego tienes que ir rebuscando en tu bandeja de entrada.
El predecesor a una solución de BI suele ser Excel. Es una gran herramienta para cruzar y analizar datos que nos puede ayudar al principio, pero llega un momento en el que se queda pequeña. Aparte, no es colaborativa, no unifica los criterios de negocio y permite que cada uno se “cocine” los datos a su gusto.
5. Tus decisiones se basan en la intuición
Como directivo, cada día te enfrentas a decisiones difíciles, pero no tienes herramientas que te permitan saber si la opción elegida es la mejor. Sólo te respaldan la intuición y la experiencia.
La experiencia y la intuición son un gran aliado, pero deben partir de un buen análisis de la situación actual. Si no dispones de una buena radiografía de lo que está pasando y sus causas, no podrás aplicarlas bien. Cuando nos queramos dar cuenta del error, será mucho más difícil y costoso reconducir la situación.
6. Baja productividad
Asomas la cabeza desde tu despacho y sólo ves gente trabajando. Tu equipo echa muchas horas, pero sólo sirve para afrontar el día a día, para sacar el trabajo adelante. No pueden aportar nada más, ya que la mayoría de las tareas son administrativas.
Esto es un claro síntoma de que es necesario un sistema de BI que permita que la información se obtenga de manera automática y que el equipo se dedique directamente a analizarla y no a obtenerla. De este modo nuestros empleados aportarán más valor e incluso estarán más motivados .
7. Tu competencia va siempre un paso por delante
Cada año ves como van dando un paso hacia delante mientras que tu empresa se estanca o parece ir hacia atrás. El mercado es único y finito, cada porcentaje de cuota que avanzan, es cuota que pierdes tú.
Las herramientas de Business Intelligence ya no es que sean una ventaja competitiva, es que no disponer de ellas supone una desventaja directa ya que tu competencia seguro que las está usando.
8. Mi empresa está estancada, no avanza
Consecuencia de muchos de los síntomas anteriores, te das cuenta de que tu empresa no avanza, está estancada. Los años pasan y todo sigue igual: mismos clientes, mismos mercados, mismos o parecidos productos.
Los sistemas de BI deben estar alineados con la estrategia de la compañía. Debemos marcar un objetivo a corto, medio y largo plazo y monitorizar los indicadores adecuados para controlar que vamos por el buen camino. Si queremos abrir mercado en otros países, reducir costes de producción, ampliar la gama de productos, etc. necesitamos un cuadro de mandos que este alineado con este objetivo y que año tras año nos ayude a guiarnos hacia esa nueva compañía que queremos ser.
Como veis, hay varios síntomas que nos indican que una herramienta de BI puede ayudar a nuestra empresa. Y vosotros ¿qué pensáis? ¿vuestra empresa ya está lista para recibir una solución de Business Intelligence? Si se os ocurre algún otro síntoma u os habéis sentido reconocidos en alguno de ellos, no dudéis en compartirlo con nosotros en los comentarios del post o en nuestras redes sociales.
