Cómo conectar Google Sheets con Power BI

En este tutorial vamos a resolver una de las dudas más recurrentes que nos hacen llegar a través de nuestro formulario de contacto: ¿Cómo puedo conectar los datos almacenados en una hoja de Google Sheets con mi informe de Power BI?

Es muy habitual que parte de los datos que necesitamos incluir en nuestro análisis no procedan de los sistemas de gestión de la empresa (ERP, CRM, Intranet, etc.). Si necesitamos almacenar datos adicionales, las hojas de Excel parecen una buena solución, pero son una fuente de datos local y eso nos obliga a instalar un Power BI Gateway y mantener el equipo donde se aloja el fichero siempre encendido.

Por lo tanto, sería mejor opción almacenar esos datos en un fichero Excel en la nube. Existen muchas opciones para subir a la nube este tipo de ficheros (como la opción de Microsoft OneDrive), pero en esta ocasión usaremos la herramienta de Google Sheets incluida en el sistema de almacenamiento en cloud Google Drive. Si dispones de una cuenta de correo gmail, tendrás esta opción disponible.

Paso 1: Crear el fichero Google Sheet en el Drive

Pare este ejemplo he utilizado los datos del Informe Mundial de Felicidad de este dataset de Kaggle. Veréis que en él podréis encontrar un fichero csv por cada año con los indices de felicidad por país.

Yo he creado un nuevo fichero Google Sheet en mi Drive de mi cuenta gmail y he ido pegando las columnas de estos CSV y añadiendo la columna año:

NOTA: Si queréis usar este dataset de Kaggle tened en cuenta que cada año el informe no tiene siempre las mismas columnas ni el mismo orden de columnas, así que os tocará hacer un poco más de trabajo al unificarlos en un sólo archivo.

Lo siguiente que debemos hacer es publicar el fichero de Google Sheet en la web para disponer de una URL pública. Debes ir a File > Publish to the Web:

NOTA: Los datos que usamos en nuestros informes, si están fuera de los sistemas de gestión no deberían ser datos críticos. Recordad que al publicar el fichero en la web, cualquiera que tenga la URL del fichero podrá consultarlo.

En la ventana de publicación debes cambiar la opción Web Page por Excel y apretar el botón publicar. Recuerda guardar el link del fichero publicado porque lo usaremos para la conexión con Power BI:

Si habeis configurado todo bien el link debería acabar en algo como:

/pub?output=xlsx

Paso 2: Conectar nuestro Google Sheet con Power BI Desktop

Si vais a los orígenes de datos posibles de Power BI Desktop no encontraréis Google Sheet como uno de los orígenes posibles. Por ello, tenemos que usar un truco para poder acceder a los datos de nuestra hoja de cálculo.

El tipo de origen que debemos seleccionar es el Origen web, y luego debemos modificar el tipo de fichero esperado por Excel:

Una vez hecho este paso veremos una tabla con las hojas del Excel en la columna Sheet y el texto “Table” en amarillo en la columna Data. Debes hacer click en la palabra “Table” de la hoja que contiene los datos que quieres importar:

De este modo verás ya los datos de tu Google Sheet en Power BI:

Paso 3: Crea tu informe

En este caso, aprovechando los datos del Informe Mundial de Felicidad de 2015 a 2019, he realizado un panel en el que podréis ver en que posición esta vuestro país, como cambia su posición a lo largo de los años e incluso que factores influyen más en ese nivel de felicidad:

Quiero agradecer a Esther Voltà que nos haya dejado usar su ilustración original para potenciar el concepto de Felicidad en nuestro panel.

Conclusiones

Como veis, es muy sencillo usar datos de Google Sheet en nuestros paneles si conocéis el “truco” de como hacerlo. Aparte, es una forma muy cómoda de trabajar con datos adicionales para enriquecer nuestros paneles de Power BI. Pero recordar que cualquiera que tenga el link de nuestro Google Sheet publicado tendrá acceso a él.

Si usáis otros repositorios cloud como One Drive y quieres que haga un tutorial sobre ello, déjanos un comentario en este post.

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