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Como implementar Power BI en tu empresa con éxito

En muchas ocasiones me encuentro con empresas que han probado Power BI y les ha encantado, pero que no consiguen implementarlo con éxito en su empresa.

Normalmente todo empieza con un empleado o directivo que descubre la aplicación y se auto-forma o acude a algún curso de iniciación en Power BI. Tras unas semanas consigue realizar un ejemplo con datos de la empresa para mostrar a Dirección General las posibilidades de la herramienta.

El problema viene cuando, meses después, siguen teniendo el mismo informe de ejemplo como único panel de Power BI, y no consiguen que los usuarios lo utilicen con asiduidad. Siguen proliferando los informes cocinados en Excel por toda la empresa y no han conseguido que la nueva solución sea asumida por la Organización.

En este post intentaré explicaros cuáles creo que son las claves para que la implantación de Power BI sea un éxito.

Las claves de una buena implantación de Power BI

1. La gestión del proyecto de implantación

Power BI no es una herramienta que requiera de una implantación técnica compleja, sino todo lo contrario. Quizás esa sea la principal causa de la no adopción final en muchas implantaciones: por su facilidad de uso el usuario de negocio y el departamento de IT creen que no es necesaria una gestión del proyecto de implantación como en el caso de un proyecto de ERP, CRM, etc.

Necesitamos que los datos sean fiables, que los paneles sean de utilidad para tomar decisiones y que la Organización sea consciente de los beneficios que les aportará esta nueva solución.

Necesitamos planificar y controlar el proyecto de forma correcta
Necesitamos planificar y controlar el proyecto de forma correcta

2. La validación de los datos

Lo sé, todos queremos obtener los datos los más rápidamente posible en Power BI para ponernos directamente a diseñar el informe, elegir la mejor visualización, etc. Pero si los datos están mal, de nada servirá todo el trabajo de diseño y elección de colores.

Una de las causas más habituales de fracaso es la poca fiabilidad de los datos. El informe es perfecto en cuanto a navegabilidad y diseño, pero los datos no son del todo correctos, por lo que los usuarios no se pueden fiar del mismo y dejan de usarlo.

Sin una buena validación de datos nuestro Power BI sólo será un bonito adorno
Sin una buena validación de datos nuestro Power BI sólo será un bonito adorno

Es imprescindible realizar una validación sólo de los datos antes de empezar con el diseño. Si el proyecto incluye el diseño y construcción de un Datawarehouse (base de datos adicional donde se migran los datos y organizan para que sean más analizables), los usuarios de negocio deberán validar los datos de este origen antes de empezar con el informe de Power BI.

Si no es así, podemos realizar una versión básica del informe (sin formatos, ni colores) para que no se distraigan de la validación de la información.

3. El objetivo es la toma de decisiones

No diseñes los informes y paneles de Power BI para mostrar información, el objetivo es poder tomar decisiones. Si muestro simplemente un mapa de ventas por países, ¿qué decisión puedo tomar?

Tu panel de Power BI debe servir para tomar decisiones
Tu panel de Power BI debe servir para tomar decisiones

Si aparte de las ventas por países añado un color que indique si en ese país las ventas tienen un margen alto o bajo, entonces podré decidir si potenciar las ventas en una región o no.

4. Un buen prototipo es la mejor presentación del producto

Necesitamos la esponsorización del proyecto por parte de Dirección General, y la mejor manera de conseguirlo en con un buen prototipo con sus datos.

Debes mostrarles algunos ejemplos de tendencias o situaciones que se han pasado por alto y que les has podido revelar gracias a Power BI.

Un prototipo espectacular para captar la atención de Dirección
Un prototipo espectacular para captar la atención de Dirección

Antes de lanzarte a diseñar y desarrollar los paneles de todos los responsables de área, centra el proyecto en un objetivo que se pueda conseguir a corto plazo y que sea impactante para la Alta Dirección de la compañía. Basa tu prototipo en este área.

5. Seguimiento de la adopción

La implantación de Power BI en una empresa inundada de Excel y listados interminables requiere de una buena Gestión del Cambio. Usar cuadros de mando por primera vez, por muy intuitiva y sencilla que sea la herramienta, supone un cambio cultural en la compañía.

Por eso el proyecto no debe terminar con la implantación y puesta en producción de los informes y paneles de Power BI. Necesitamos formar a los usuarios, hacer seguimiento de su uso y sesiones específicas donde mostrar las ventajas que está aportando la solución a la compañía.

Evoluciona tus cuadros de mando al ritmo que avanza tu compañía
Evoluciona tus cuadros de mando al ritmo que avanza tu compañía

Adicionalmente, se debe plantear un plan de evolución de los cuadros de mando, ya que la compañía irá avanzando y sus necesidades irán cambiando y los paneles deben siempre avanzar en el mismo sentido.

Conclusiones

Power BI es una herramienta de fácil adopción y de implantación rápida y sencilla, pero eso no quiere decir que no debamos poner cuidado en su diseño e implementación.

Con estos pequeños consejos seguro que vuestras implantaciones serán todo un éxito. Aparte, hay que tener en cuenta que existen empresas expertas en su implantación que pueden ayudarnos en el proyecto y guiarnos para que el resultado sea un éxito rotundo.

¿Vosotros que pensáis? ¿ Habéis tenido algún fracaso de adopción de Power BI u otra solución similar? ¿Queréis compartir algún otro secreto para una implantación exitosa? Dejad vuestros comentarios en este post y recordad suscribiros para estar al día de todas nuestras noticias, tutoriales y eventos.

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Iván Arribas

Llevamos siglos generando, relacionando, modificando y almacenando datos....es hora de que les echemos un vistazo. Espero que este blog sirva de ayuda a los que quieran introducirse en este mundo de la Analítica de Datos, igual que me está sirviendo a mi.

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2 comentarios

  1. Ivan ha explicado perfectamente el camino ideal para la implantación de Power BI en una organización (no nos limitamos a empresas). Este camino es posible y debe ser la guía en los casos de un nuevo sistema BI. Exito asegurado.
    Pero …
    Si partimos de un BI previo, que hay que copiar (HORROR) para pasar de Qlik o SAP o … , a PwBI (porque es más económico), o porque una consultora ha diseñado unos bonitos cuadros de mando ideales y nos contratan para hacerlos realidad …
    entonces el camino, es muy diferente y necesitaríamos de unas buenas prácticas o guías para la reconversión de un BI existente a PwBI, o de un manual de cómo hacer medianamente real los diseños de las consultoras externas.
    Pero eso seguro que da para más de un post en este Blog.
    Las indicaciones de Ivan son correctas para nuevos proyectos, y en lo posible hay que desmarcarse de lo existente y crear un nuevo BI.
    Pero si no es el caso, entonces un consejo: convertir funcionalidades (tesorería, cartera, control de riesgos, calidad producción, …), de una o pocas páginas en el informe, como si fueran nuevos mini-proyectos con su nuevo prototipo, validación de datos … aplicamos la guía y nos ahorraremos muchos problemas.
    Si estas nuevas páginas aportan valor y utilidad, los usuarios dejarán de acceder a las antiguas., y habremos ganado.

    1. ¡Tienes toda la razón Ignacio! El post estaba planteado para el reto de una nueva implantación de BI, no para una migración o un proyecto en el que ya se hayan pre-establecido los cuadros de mando de antemano. Me acabas de dar una idea para otro post 😀

      Una de las ventajas de los proyectos de BI con respecto a otras tecnologías como ERP, CRM o similar es que podemos dividir el proyecto por áreas e ir afrontarlo por partes de manera fácil, como comentas. Es una muy buena elección, ya que además en esos pequeños avances cliente y proveedor se van conociendo mejor y el resultado es cada vez más ajustado a las expectativas y objetivos finales.

      Gracias por leernos Ignacio!

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