Cómo publicar tu informe de Power BI en Teams

Recientemente he participado en un gran evento online llamado Microsoft 365 Virtual Marathon 2021, organizado por los grupos de usuarios de Microsoft en LATAM. Han sido 3 días cargados de sesiones de un altísimo nivel, en los que se han tratado temas técnicos, casos de uso y novedades de las diferentes soluciones de Microsoft.

En mi caso, impartí una sesión sobre BI Colaborativo con Power BI & Teams con el objetivo de explicar como Teams nos puede ayudar a que nuestros informes de Power BI tengan más éxito en nuestra Organización.

Antes de seguir con el post, quiero dar las gracias a los organizadores y patrocinadores del evento y en especial a Fátima Blancas, Microsoft MVP y CEO en iTProve Corporation.

Problema: ¿Por qué no se utilizan mis informes en la empresa?

Seguro que todos os habéis encontrado en esta situación en más de una ocasión: alguien en vuestra Organización os solicita un informe en Power BI. Tras hacer un análisis inicial, diseñas un informe que cumple todos los requerimientos del usuario, y ¡con un diseño espectacular! Tras ser aprobado por el usuario inicial, configuras todas las seguridades necesarias para que el informe pueda ser consultado por los empleados que deben tener acceso:

Has seguido las mejores prácticas, has creado un Área de Trabajo para cada departamento y has publicado allí los informes desarrollados. Después has configurado los accesos a las áreas de trabajo y has enviado un mail a los empleados con el link al área de trabajo a la que pertenecen ¡Felicidades!

Pero pasadas unas semanas, te das cuenta que siempre te preguntan por el informe, o te hacen presentarlo a ti en las reuniones. Empiezas a sospechar que tus compañeros no consultan tu informe, y que te siguen preguntando igual que hacían cuando esa información la obtenías manualmente con Excels. ¿Qué esta pasando?

Para corroborar tus sospechas, abres el informe publicado y consultas las métricas de uso:

Tus sospechas eran ciertas, eres el único que lo consulta y rara vez tus compañeros entrar a revisar el informe:

¿Por qué? ¡Si todos tienen acceso! Incluso les guardaste el link al informe en Favoritos de su navegador. Todos te dijeron que el informe era espectacular cuando lo presentaste. No entiendes nada.

Solución: Power BI & Teams

Microsoft estaba desarrollando mejoras en las funcionalidades para colaborar y compartir sobre los informes de Power BI. De hecho, en un informe de Power BI, puedes dejar comentarios a otros compañeros y compartir tus informes con otros empleados de la empresa. Pero se dieron cuenta de que ya tenían una solución de trabajo colaborativo mucho más potente entre su catálogo de soluciones: Microsoft Teams.

Microsoft Teams es el centro del trabajo en muchas empresas. La solución que siempre esta abierta y que nos sirve para interactuar con nuestros compañeros estén donde estén. Aparte sirve también de repositorio de ficheros importantes para el equipo. Por lo tanto, ¿por qué hacer que tengan que salir de Teams para consultar los informes e Power BI?

La mejor solución era obviamente conectarlas y ya es posible gracias a la app de Power BI para Teams:

Como publicar tu informe de Power BI en una pestaña de Teams

Para este ejemplo vamos a crear un grupo de Microsoft 365 que nos sirva para que los usuarios miembros puedan tener un grupo de trabajo en Teams con los informes de Power BI incluidos.

PASO 1: Crear Grupo de Microsoft 365

Este paso lo deberá realizar el Administrador de Microsoft 365 de tu Organización. Simplemente debe ir al portal de M365 (https://admin.microsoft.com/) y loguearse con su usuario.

En el apartado Grupos Activos, deberá pulsar la opción Agregar Grupo:

Aparecerá un asistente para crear el grupo donde habrá que indicar el nombre del grupo, el tipo, administrador y miembros.

PASO 2: Crear área de trabajo en powerbi.com y publicar informe

Debemos acceder a powerbi.com, loguearnos y crear un Área de Trabajo y dentro de él publicar nuestro informe.

Normalmente se suelen crear Equipos en Teams y Áreas de Trabajo en Power BI por departamento de la empresa, pero cada Organización debe crear los grupos en base a sus necesidades:

La razón por la que hemos creado el grupo en el portal de Administración como tipo Microsoft 365, es que hora podemos dar acceso al grupo a este área de trabajo:

De este modo, simplemente añadiendo o quitando miembros en este grupo, ya tendrán acceso al Equipo de Teams y a los informes de Power BI a la vez.

PASO 3: Crear pestaña Power BI en Teams

Si es la primera vez que publicas un informe de Power BI en Teams, primero deberás instalar la app de Power BI para Teams.

Un vez instalada, sólo debemos ir al equipo de Teams y pulsar en el símbolo “+” de las pestañas:

De al ventana que parece elegiremos el tipo de pestaña Power BI:

En la ventana emergente seleccionamos el informe a publicar:

Con este paso y podremos disfrutar de nuestro informe de Power BI en Teams con una zona lateral para comentar entre miembros del equipo:

Conclusiones

Con esta opción conseguimos que nuestros usuarios tengan los informes más a mano y con más posibilidades de colaboración. Microsoft Teams se ha establecido como el centro del trabajo diario y más con el fomento del teletrabajo provocado por la pandemia actual por el COVID-19.

Antes de que te lances a publicar tus informes de Power BI en Teams, debes tener en cuenta estas consideraciones:

• LIMITACIONES PESTAÑAS: Sólo se pueden incluir en pestañas los informes de Power BI, no los paneles. Los paneles sólo se podrán compartir a través de links.
• LIMITACIONES LINKS: no se pueden incluir filtros en el link al compartirlo por Teams.
• LICENCIAMIENTO: Al incluir una pestaña de Power BI en Teams los usuarios que tengan acceso en Teams a la pestaña, también deben tener licencia de Power BI Pro para ver el informe.
• SEGURIDAD: Además de dar acceso al usuario al grupo de Teams, debes darle acceso al informe por Power BI.
• MÓVIL: Cuando consultamos Teams por la app del móvil y accedemos a la pestaña de Power BI, cambia a la app de Power BI.

¿Qué os ha parecido? ¿Lo implementaréis en vuestra empresa? Dejad vuestros comentarios al final de este post.