Plan de Negocio dinámico con Power BI (parámetros what if?)

Esta semana quiero contaros un caso práctico real que me permitió profundizar en la funcionalidad “Parámetros de Hipótesis” o “What If?” de Power BI Desktop.

Cómo surgió hacer un Plan de Negocio en Power BI

Unos amigos estaban planificando un nuevo negocio llamado JJLead basado en un servicio online de suscripción para obtener leads y compartieron conmigo su Plan de Negocio en Excel con los típicos escenarios “optimista”, “normal” y “pesimista”.

El problema era que las variables que influían en el negocio eran diversas y podía ocurrir que algunas fueran mejor y otras peor, con lo que necesitaban algo más flexible para poder analizar las diferentes situaciones a las que se podían enfrentar.

Fue en ese momento cuando se me ocurrió resolverlo con Power BI, ya que les permitiría:

• un análisis más detallado y visual.
• posibilidad de ir modificando las variables y ver online el impacto en el plan de negocio.
• un plan de negocio en Power BI que les sirva para presentar su idea a posibles inversores.

Las variables del Plan de Negocio por suscripción

La idea es que los costes fijos (sueldos, alquileres, etc.) estaban muy claros y también tenían un plan de marketing online muy definido con inversiones por canal (linkedin, facebook, twitter y otros canales online). La variabilidad aparecía como siempre en las ventas previstas. ¿Cómo se transformaría esa inversión en marketing en ventas? ¿De que dependía?. Establecimos 4 variables:

• CPC (Coste por click): indica cuanto dinero de media tendré que invertir en marketing online para conseguir que una persona haga click en el anuncio y acceda a nuestra web.
• % Alta Trial 30 días: el servicio en suscripción permitía darse de alta gratis 30 días, y este % indicaba cuantos de los que entran en la webprobarían el Trial.
• % Suscripciones Finales: igual que el anterior, pero esta vez mediremos cuantos de los que se apuntaron al Trial, finalmente se suscriben y pagan por el servicio.
• % Bajas: igual que presuponemos que habrá gente que se dará de alta en nuestro servicio, hay que suponer que cada mes habrá bajas. Este % indica las personas que se darán de baja del total de suscriptores.
• Precio Medio Suscripción: es una variable fundamental para obtener las ventas previstas y es algo que debe establecer la empresa.

Parámetros de Hipótesis o Variables What If? de Power BI Desktop

En base a estos requerimientos, montamos una tabla en Excel con los costes para alimentar nuestro informe de Power BI y empezamos a configurar las variables. Para que entendáis como funcionan, os enseñaré como configurar por ejemplo el CPC.

Hay que crear un nuevo parámetro en la pestaña de Modelado > Hipótesis > Nuevo Parámetro:

Nos aparecerá una ventana para configurar el parámetro indicando el nombre, el valor mínimo, máximo y como queremos que se incremente. Es importante dejar marcado el check de “agregar una segmentación de página” ya que es lo que nos permitirá modificar el valor y ver como cambia nuestro plan de negocio:

Una vez aceptada la ventana el sistema crea una tabla para el parámetro con todos los valores posibles. Como cualquier otra tabla de Power BI Desktop, podemos modificar el tipo de dato (por ejemplo para indicar que son %). Aquí os muestro la tabla del parámetro de simulación de CPC:

Una vez configuramos los 5 parámetros de los que hemos hablado, formarán el siguiente modelo de datos en nuestro informe junto con la tabla de costes previstos que hemos cargado desde Excel:

Cómo calcular las ventas previstas en base a los costes y las variables creadas

SUSCRIPCIONES MENSUALES: Crearemos una nueva medida calculada en nuestra tabla de “Costes Previstos” y a los parámetros de CPC, % TRIAL 30 dias y % Suscripción Final, con formulación DAX:

SUSCRIPCIONES MES = CALCULATE(SUM(‘Costes Previstos'[COSTE]); ‘Costes Previstos'[CONCEPTO]=”MARKETING”)/’CPC SIMULACIÓN'[Valor CPC SIMULACIÓN]*’% TRIAL 30 DIAS SIMULACION'[Valor % TRIAL 30 DIAS SIMULACION]*’% SUSCRIPCIÓN FINAL SIMULACION'[Valor % SUSCRIPCIÓN FINAL SIMULACION]

Los clicks a nuestra página serán igual a la inversión en marketing / CPC. Una vez obtenidas las personas que entran en nuestra web, si lo multiplicamos por el % de los que se apuntan al TRIAL y a su vez por el % de los que se dan de alta en la suscripción final tendremos los suscriptores mensuales.

SUSCRIPCIONES ACUMULADAS:Los suscriptores se van acumulando mes a mes (excepto los que prevemos que se dan de baja), por lo que para ver los ingresos deberemos ver los suscriptores acumulados del mes (suscriptores activos):

SUSCRIPCIONES ACUMULADAS = ROUND(CALCULATE([SUSCRIPCIONES MES];FILTER(ALL(‘Costes Previstos’);’Costes Previstos'[FECHA]< MAX(‘Costes Previstos'[FECHA])))*(1-‘% BAJAS SIMULACION'[Valor % BAJAS SIMULACION])+CALCULATE([SUSCRIPCIONES MES];FILTER(ALL(‘Costes Previstos’);’Costes Previstos'[FECHA]= MAX(‘Costes Previstos'[FECHA])));0)

En esta ocasión vemos las suscripciones acumuladas hasta el mes anterior con un CALCULATE y lo multiplicamos por (1-% de bajas) para obtener las suscripciones con las que empezamos el mes. Añadimos a este cálculo los suscriptores del mes en curso.

INGRESOS MES:Finalmente, los ingresos del mes se pueden calcular ya fácilmente como suscriptores acumulados por el precio de la suscripción que es otra variable modificable:

INGRESOS MES = [SUSCRIPCIONES ACUMULADAS]*’PRECIO MEDIO SUSCRIPCION'[Valor PRECIO MEDIO SUSCRIPCION]

El número acumulado de suscriptores por el precio de la suscripción nos proporciona el cálculo de los ingresos mensuales.

El panel final del Plan de Negocio

Con todo ello, y añadiendo algunas medidas adicionales para algunas visualizaciones, tendremos el siguiente panel:

Como veis, en la parte izquierda tengo las segmentaciones de los parámetros de hipótesis o what if? que me permiten ir modificando sus valor y el plan de negocio va variando. Podéis ampliar el panel anterior y jugar con los parámetros que hemos creado para ver online como cambia nuestro plan de negocio de la empresa demo.

Por ejemplo, si modifico el CPC, el premio de la suscripción o el % de bajas, esto implicará una modificación en el mes en el que la empresa empezará a dar beneficios, y en la financiación necesaria hasta llegar al punto de equilibrio (ingresos > gastos).

Si os ha parecido interesante, o creéis que se puede mejorar de alguna manera, no dudéis en dejar un comentario en este post. También si tenéis alguna duda sobre el mismo o si queréis proponer algún tema para tratar en este blog.