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Plan de Negocio dinámico con Power BI (parámetros what if?)

Esta semana quiero contaros un caso práctico real que me permitió profundizar en la funcionalidad “Parámetros de Hipótesis” o “What If?” de Power BI Desktop.

Cómo surgió hacer un Plan de Negocio en Power BI

Unos amigos estaban planificando un nuevo negocio llamado JJLead basado en un servicio online de suscripción para obtener leads y compartieron conmigo su Plan de Negocio en Excel con los típicos escenarios “optimista”, “normal” y “pesimista”.

El problema era que las variables que influían en el negocio eran diversas y podía ocurrir que algunas fueran mejor y otras peor, con lo que necesitaban algo más flexible para poder analizar las diferentes situaciones a las que se podían enfrentar.

Fue en ese momento cuando se me ocurrió resolverlo con Power BI, ya que les permitiría:

  • un análisis más detallado y visual.
  • posibilidad de ir modificando las variables y ver online el impacto en el plan de negocio.
  • un plan de negocio en Power BI que les sirva para presentar su idea a posibles inversores.

Las variables del Plan de Negocio por suscripción

La idea es que los costes fijos (sueldos, alquileres, etc.) estaban muy claros y también tenían un plan de marketing online muy definido con inversiones por canal (linkedin, facebook, twitter y otros canales online). La variabilidad aparecía como siempre en las ventas previstas. ¿Cómo se transformaría esa inversión en marketing en ventas? ¿De que dependía?. Establecimos 4 variables:

  • CPC (Coste por click): indica cuanto dinero de media tendré que invertir en marketing online para conseguir que una persona haga click en el anuncio y acceda a nuestra web.
  • % Alta Trial 30 días: el servicio en suscripción permitía darse de alta gratis 30 días, y este % indicaba cuantos de los que entran en la webprobarían el Trial.
  • % Suscripciones Finales: igual que el anterior, pero esta vez mediremos cuantos de los que se apuntaron al Trial, finalmente se suscriben y pagan por el servicio.
  • % Bajas: igual que presuponemos que habrá gente que se dará de alta en nuestro servicio, hay que suponer que cada mes habrá bajas. Este % indica las personas que se darán de baja del total de suscriptores.
  • Precio Medio Suscripción: es una variable fundamental para obtener las ventas previstas y es algo que debe establecer la empresa.

Parámetros de Hipótesis o Variables What If? de Power BI Desktop

En base a estos requerimientos, montamos una tabla en Excel con los costes para alimentar nuestro informe de Power BI y empezamos a configurar las variables. Para que entendáis como funcionan, os enseñaré como configurar por ejemplo el CPC.

Hay que crear un nuevo parámetro en la pestaña de Modelado > Hipótesis > Nuevo Parámetro:

Nuevo Parámetro Hipótesis o What If
Nuevo Parámetro Hipótesis o What If

Nos aparecerá una ventana para configurar el parámetro indicando el nombre, el valor mínimo, máximo y como queremos que se incremente. Es importante dejar marcado el check de “agregar una segmentación de página” ya que es lo que nos permitirá modificar el valor y ver como cambia nuestro plan de negocio:

Configuración Parámetro Hipótesis
Configuración Parámetro Hipótesis

Una vez aceptada la ventana el sistema crea una tabla para el parámetro con todos los valores posibles. Como cualquier otra tabla de Power BI Desktop, podemos modificar el tipo de dato (por ejemplo para indicar que son %). Aquí os muestro la tabla del parámetro de simulación de CPC:

Tabla Parámetro
Tabla Parámetro

Una vez configuramos los 5 parámetros de los que hemos hablado, formarán el siguiente modelo de datos en nuestro informe junto con la tabla de costes previstos que hemos cargado desde Excel:

Modelo de Datos con Parámetros de Hipótesis o What If?
Modelo de Datos con Parámetros de Hipótesis o What If?

Cómo calcular las ventas previstas en base a los costes y las variables creadas

SUSCRIPCIONES MENSUALES: Crearemos una nueva medida calculada en nuestra tabla de “Costes Previstos” y a los parámetros de CPC, % TRIAL 30 dias y % Suscripción Final, con formulación DAX:

SUSCRIPCIONES MES = CALCULATE(SUM(‘Costes Previstos'[COSTE]); ‘Costes Previstos'[CONCEPTO]=”MARKETING”)/’CPC SIMULACIÓN'[Valor CPC SIMULACIÓN]*’% TRIAL 30 DIAS SIMULACION'[Valor % TRIAL 30 DIAS SIMULACION]*’% SUSCRIPCIÓN FINAL SIMULACION'[Valor % SUSCRIPCIÓN FINAL SIMULACION]

Los clicks a nuestra página serán igual a la inversión en marketing / CPC. Una vez obtenidas las personas que entran en nuestra web, si lo multiplicamos por el % de los que se apuntan al TRIAL y a su vez por el % de los que se dan de alta en la suscripción final tendremos los suscriptores mensuales.

SUSCRIPCIONES ACUMULADAS:Los suscriptores se van acumulando mes a mes (excepto los que prevemos que se dan de baja), por lo que para ver los ingresos deberemos ver los suscriptores acumulados del mes (suscriptores activos):

SUSCRIPCIONES ACUMULADAS = ROUND(CALCULATE([SUSCRIPCIONES MES];FILTER(ALL(‘Costes Previstos’);’Costes Previstos'[FECHA]< MAX(‘Costes Previstos'[FECHA])))*(1-‘% BAJAS SIMULACION'[Valor % BAJAS SIMULACION])+CALCULATE([SUSCRIPCIONES MES];FILTER(ALL(‘Costes Previstos’);’Costes Previstos'[FECHA]= MAX(‘Costes Previstos'[FECHA])));0)

En esta ocasión vemos las suscripciones acumuladas hasta el mes anterior con un CALCULATE y lo multiplicamos por (1-% de bajas) para obtener las suscripciones con las que empezamos el mes. Añadimos a este cálculo los suscriptores del mes en curso.

INGRESOS MES:Finalmente, los ingresos del mes se pueden calcular ya fácilmente como suscriptores acumulados por el precio de la suscripción que es otra variable modificable:

INGRESOS MES = [SUSCRIPCIONES ACUMULADAS]*’PRECIO MEDIO SUSCRIPCION'[Valor PRECIO MEDIO SUSCRIPCION]

El número acumulado de suscriptores por el precio de la suscripción nos proporciona el cálculo de los ingresos mensuales.

El panel final del Plan de Negocio

Con todo ello, y añadiendo algunas medidas adicionales para algunas visualizaciones, tendremos el siguiente panel:

Como veis, en la parte izquierda tengo las segmentaciones de los parámetros de hipótesis o what if? que me permiten ir modificando sus valor y el plan de negocio va variando. Podéis ampliar el panel anterior y jugar con los parámetros que hemos creado para ver online como cambia nuestro plan de negocio de la empresa demo.

Por ejemplo, si modifico el CPC, el premio de la suscripción o el % de bajas, esto implicará una modificación en el mes en el que la empresa empezará a dar beneficios, y en la financiación necesaria hasta llegar al punto de equilibrio (ingresos > gastos).

Si os ha parecido interesante, o creéis que se puede mejorar de alguna manera, no dudéis en dejar un comentario en este post. También si tenéis alguna duda sobre el mismo o si queréis proponer algún tema para tratar en este blog.

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Iván Arribas

Llevamos siglos generando, relacionando, modificando y almacenando datos....es hora de que les echemos un vistazo. Espero que este blog sirva de ayuda a los que quieran introducirse en este mundo de la Analítica de Datos, igual que me está sirviendo a mi.

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63 comentarios

    1. Encantado de compartir el panel, ya lo tienes en tu mail 😉

      Espero que pueda servirte de ayuda o inspiración para futuros informes de Power BI.

      Y ya sabes, si hay algún tema que te interese que tratemos en el blog sólo tenéis que pedirlo

        1. Hola Aroha,

          para poder acceder a los ficheros de Power BI de nuestros tutoriales sólo tienes que suscribirte a nuestra newsletter (es gratis) y tendrás acceso a todos.

          Un saludo,

    1. Sin problemas Javier. Durante el día te lo envío a tu correo. Un saludo y gracias por interesarte en el blog. Si te apuntas a la newsletter tendrás acceso a todas las novedades que publiquemos.

    1. Gracias por darte de alta en la newsletter. Te acabo de mandra un link con la contraseña para acceder a todos los ficheros de nuestros tutoriales y posts.

    1. Gracias Elías. Si te das de alta en la newsletter del blog recibirás cada mes un resumen de los posts y un link a los ficheros pbix originales de todos los tutoriales y artículos. Un saludo y gracias por el comentario!

    1. Hola Laura,

      Veo que acabas de darte de alta en la newsletter y por lo tanto cada mes recibirás la contraseña para acceder a los ficheros originales. Te mando ahora la contraseña actualmente activa para que puedas disfrutar ya de tus ventajas como suscriptora.

      Un saludo,

    1. Gracias Rita por el comentario y por darte de alta en la newsletter. En breve recibirás un mail con la contraseña para poder descargar los ficheros pbix originales de nuestros posts y tutoriales.

    1. Hola Jhony, si te das de alta en la newsletter (lista de correo) del blog, además de recibir cada mes un mail con las novedades publicadas, tendrás una contraseña de acceso para descargar los paneles de Power BI de nuestros artículos y trucos.

      Un saludo,

  1. Hola, me ha resultado muy interesante, enhorabuena! Me he suscrito pero no veo el acceso para descargar el panel de PowerBI ¿Sería posible conseguirlo de alguna manera?

    1. Hola Tomás,

      las claves se envían al final de cada mes en la newsletter. De todos modos te las hago llegar ahora para que puedas disfrutar ya de los ficheros originales de tutoriales y ejemplos.

      !Gracias por suscribirte!

    1. Hola Santiago,

      gracias por suscribirte a nuestro blog. Como suscriptor tienes acceso gratuito a los ficheros pbix de nuestros post y tutoriales, te acabo de mandar un mail los las claves de este mes (en cada newsletter enviamos las nuevas claves a nuestros suscriptores)

      Un abrazo!

  2. Increible funcionalidad, muchas gracias por el aporte Iván. Si puedes compartirme el dashboard sería genial. Saludos y felicidades.

    1. Hola Richard,

      Te he mandado un mail con las claves para que puedas disfrutar de los ficheros y no tengas que esperar.

      Gracias por suscribirte!!

    1. Hola Francisco,

      Siento el retraso en la respuesta. Ya tienes un mail con las contraseñas.

      Un saludo y gracias por suscribirte a nuestro blog!

  3. hola,
    Queremos hacer una herramienta presupuestaria en Power BI, el caso es que hemos llegado a montar nuestro conjunto de datos desde un dataflow, hemos creado la página con el escenario presupuestario pero una vez que tenemos el resultado no sabemos como guardarlo para poder compararlo con otros escenarios.
    De todas formas, estaríamos interesadisimos estudiar todos los ejemplos posibles que conozcas para la realización de un prespuesto “top-down”.
    gracias por anticipado,
    Carlos

    1. Hola Carlos, no entiendo muy bien el problema del informe presupuestario. Si quieres escríbeme con un poco más de detalle a través del formulario de contacto del blog y te intento ayudar.

      Un saludo,

    1. Hola Armin,

      Si te suscribes a la newsletter mensual (es gratuito) tendrás acceso a este informe y todos los del resto de tutoriales y posts de vandalytic.

      Un saludo,

  4. Estimado Ivan,

    Es justo lo que andamos buscando para un proyecto de la universidad, de todas maneras nos servirá como base por que necesitaremos agregarle muchas variables mas. Creo será un buen punto de partida.
    ¿podrías enviarme este modelo a mi mail por favor?
    Te lo agradecería mucho

    1. Hola Eugenio,

      gracias por suscribirte! Te he mandado a tu mail la contraseña para que puedas descargar este pbix y el resto de informes de Power BI de nuestros posts.

      Un saludo,

  5. Hola Iván,

    te cuento que he estado intentando crear un modelo parecido, pero para simulaciones de costos y he tenido problemas con el parámetro, pues no me toma los valores que le doy manualmente. Me ayudaría mucho si tuviera este ejemplo en el Desktop y mirar las bases con las que creaste estos parámetros.

    Mil gracias

    1. Gracias por tu comentario Argemiro!

      Por estar suscrito a nuestro blog tienes acceso a los ficheros originales pbix de estos tutoriales, Te acabo de mandar un mail con la contraseña de acceso (cambiará cada mes).

      Si te siguen surgiendo problemas, no dudes en contactar conmigo par ver en que puedo ayudarte.

      Un saludo,

  6. Excelente Ivan, soy de Perú y me parece muy buen ejercicio donde ayude para organizarse.
    Disculpa, no se si podría obtener dicho archivo en .pbix.
    Si es posible, agradeceré su gentil respuesta.

    1. Hola Félix,

      debes suscribirte a nuestra newsletter mensual (es gratis). De este modo recibirás cada mes un mail con los post publicados en el mes y las claves activas para descargar los ficheros originales pbix de nuestros tutoriales y artículos.

      Un saludo,

  7. Hola, muchas gracias por compartir el conocimiento.
    Por favor me comparte el informe para estudiarlo bien y ensayar otras posibilidades.
    Muchas Gracias

    1. Hola Geovani,

      Gracias por suscribirte!! Te acabo de enviar la contraseña por mail. Con ella, como suscriptor, podrás bajarte los informes pbix de todos nuestros tutoriales.

      Un abrazo!

    1. Hola Mauro,

      te cabo de mandar un mail con la contraseña de acceso. Recuerda que recibirás la contraseña actualizada en nuestra newsletter cada mes.

      Gracias por suscribirte!

    1. Hola Joel,

      Si te suscribes a nuestra newsletter (es gratis) recibirás una contraseña para poder descargar todos los pbix de nuestros tutoriales.

      Un saludo,

    1. Hola Eli,

      si te suscribes a nuestra newsletter (podrás ver el formulario de suscripción al final de cada tutorial) de manera gratuita podrás descargarte todos los informes de nuestros post.

      Un saludo,

    1. Hola Leann,

      Debes suscribirte (es gratis) y recibirás por correo una contraseña para acceder a todos los ficheros pbix de todos los tutoriales (la contraseña cambia cada mes)

      Un saludo,

    1. Hola Jorge,

      !Gracias por suscribirte! Una vez suscrito, habrás recibido un mail con una contraseña (revisa tu carpeta de spam por si está allí el correo). Con esa contraseña puedes ir a la sección de descargas para suscritos y descargar cualquier pbix de cualquier tutorial de vandalytic.

      Un saludo!

    1. Hola Stephan,

      Sólo tienes que suscribirte a nuestra newsletter (es gratis) y recibirás un correo con la contraseña de acceso para descargar los pbix de todos los artículos de vandalytic.

      Revisa tu carpeta de Spam si ves que no recibes el mail.

      Un saludo,

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