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Tutorial Power BI: Cómo compartir informes de Power BI sin licencia Pro

En ocasiones participo en proyectos de Business Intelligence (BI) en los que las empresas quieren compartir informes de Power BI dentro de su organización con empleados sin licencia Pro.

A título personal pienso que 8,40€ usuario/mes es un precio muy bajo para toda la potencia de análisis que ofrece Microsoft con Power BI a las empresas. Normalmente les hago ver a mis clientes que el coste anual de las licencias Pro para sus responsables y directivos son un importe mucho menor que el beneficio obtenido haciendo un buen análisis de sus datos para reducir costes o mejorar los márgenes de sus operaciones.

De todos modos, me he decidido a escribir este post para aclarar qué opciones hay para compartir informes de Power BI sin licencia Pro indicando las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas.

Opciones para compartir sin licencia Pro

Publicar en web

Esta es la opción por defecto permitida por Microsoft para poder compartir tus informes con usuarios sin licencia de uso. Para ello debes publicar tu informe en tu cuenta de powerbi.com. Después de publicar, debes ir al informe en el servicio web y pulsar sobre en los 3 puntos de la botonera superior y en el menú desplegable seleccionar Insertar >Publicar en la web (público)

Opción de Publicar en la web
Opción de Publicar en la web

Como veis, está opción incluye entre paréntesis la palabra “Público”, ya que cualquiera que consiga o con el que se comparta la URL del informe, tendrá acceso a él. Por ello, no se recomienda usar esta opción para datos relevantes de la empresa como ventas, informes contables, etc.

En realidad esta opción se ha incluido para Organizaciones sin ánimo de lucro que quieran compartir sus datos y objetivos alcanzados en sus campañas sin necesidad de gastar dinero en licencias.

Yo también utilizo esta opción para incrustar o embeber los informes de Power BI en los artículos de este blog.

Espacio de Trabajo con capacidad Premium

Power BI Premium es una opción de licenciamiento para grandes empresas….muy grandes.

Si tu compañía tiene este tipo de licencia, estará pagando una cuota mensual de unos 5.000€. La licencia Premium supone que tienes un servidor dedicado de Power BI para tu negocio y que sólo pagas licencias Pro para los creadores de informes. Los que consultan los informes no necesitan licencia. Aparte, dispones de funcionalidades adicionales como Auto Machine Learning, mayores capacidades de administración o cargas incrementales (aunque está en curso su incorporación a la licencia Pro).

Podrás saber si el espacio de trabajo en el que publicas tus informes tiene capacidad Premium porque aparece un icono de Diamante:

Espacios de Trabajo de Power BI con capacidad Premium
Espacios de Trabajo de Power BI con capacidad Premium

Los informes publicados en estos Espacios de Trabajo puede ser visualizados por los usuarios que estén incluidos en él, aunque no tengan licencia Pro.

Compartir fichero pbix a Sharepoint

Esta opción la incluyo simplemente porque me la han propuesto algunos clientes, pero la desaconsejo totalmente. Consiste en subir a un espacio de Sharepoint el fichero .pbix del informe y que la gente que lo quiera usar lo descargue y abra en el Power BI Desktop gratuito.

Es un ejemplo más de querer usar Power BI como si fuese Excel y por lo tanto usar prácticas de Excel en Power BI.

Esta opción no es recomendable, porque cualquier usuario podrá destrozar el informe sin querer (o queriendo). Le estamos dando acceso al informe en modo “Edición”, esto es, puede cambiarlo todo. A diferencia de Excel, Power BI no tiene una opción de protección con contraseña del fichero pbix para la edición. ¿Y por qué no? Simplemente porque no está pensado para ser usado de esa manera, ni debe usarse así.

Licencias no nominales

Incluyo ahora una opción que realmente no es sin licencia de Power BI Pro, pero que sí puede reducir bastante el coste de las licencias.

Consiste en crear cuentas de usuario por departamento en vez de por usuario. A día de hoy, Microsoft permite que el mismo usuario se conecte a la vez desde varios dispositivos distintos.

Imaginemos que queremos compartir nuestro informe de Seguimiento de Ventas con nuestro Departamento Comercial que incluye a 20 vendedores y el Director. Si comprásemos 21 licencias Pro supondría un coste de 176,40€ al mes, pero podríamos crear una cuenta ventas@miempresa.com y que todos entrasen con ese usuario por sólo 8,40€ al mes.

Ejemplo de Informe de Ventas en Power BI
Ejemplo de Informe de Ventas en Power BI

En este caso tenemos un inconveniente: si queremos que cada comercial vea sólo sus ventas normalmente usaríamos la funcionalidad de RLS o Seguridad a Nivel de Registro, pero esta seguridad se parametriza en función del usuario y sólo hay un usuario para todos. Por lo tanto, no podremos usar esta opción.

Si decidís usar este sistema yo os recomendaría que configuréis 2 licencias por departamento: una tipo comerciales@miempresa.com y otra tipo direccioncomercial@miempresa.com. De este modo, podéis tener 2 niveles de seguridad y dar acceso a ciertos informes sólo a la Dirección comercial.

Opciones en las que sí que hace falta licencia Pro

Botón Compartir, Espacios de Trabajo y Apps

Seguramente la opción más utilizada por todos sea el botón “Compartir“. Simplemente debes publicar el informe en powerbi.com y pulsar en el botón “Compartir” para indicar el mail de las personas que quieres que usen el informe:

Opción Compartir
Opción Compartir

Si quieres tener más organizados los accesos puedes crear Espacios de Trabajo o Apps e indicar que usuarios pertenecen a cada uno. De este modo, simplemente publicando el informe en un espacio de trabajo específico, ya podrán acceder a él todos los usuarios dados de alta en él.

Todas las personas que accedan al informe necesitan una licencia Pro.

Compartir con externos a tu organización

Algunas personas me han preguntado si podrían compartir el informe con personas externas (como clientes, proveedores o gestorías externas) sin necesidad de que tengan licencia Pro. La idea es buena, pero por desgracia no es posible de manera gratuita.

Aviso de distribución de informes con usuarios externos
Aviso de distribución de informes con usuarios externos

Si queremos compartir con usuarios externos, éstos deberán disponer de una licencia Pro asociada a la cuenta de correo a la que les enviemos la invitación.

Compartir en pestaña de Teams

¡La imaginación al poder! ¿Qué pasa si publico un informe en una pestaña de Teams y mis compañeros no tienen licencia Pro? Pues que desgraciadamente no podrán acceder al informe.

Como veis en los requerimientos oficiales de Microsoft, necesitan licencia Pro para poder ver el informe que has publicado en el grupo compartido de Teams:

Requisitos para ver informes de Power BI en Teams
Requisitos para ver informes de Power BI en Teams

Insertar en SharePoint online

Otra de las opciones disponibles en el botón “Insertar” de powerbi.com es la de Compartir en SharePoint online:

Opción SharePoint online
Opción SharePoint online

Desgraciadamente es necesaria la licencia Pro para ver los informes insertados en Sharepoint.

Insertar en Sitio web o portal

La otra opción para insertar un informe permite incluirlo dentro de un portal corporativo o página web. En este caso, antes de ver el informe deberás identificarte como usuario de Power BI:

Iniciar sesión en Power BI en informes insertados en web
Iniciar sesión en Power BI en informes insertados en web

Debes ser usuario Pro para poder acceder.

Conclusiones

Como he comentado al inicio de este Tutorial de Power BI, el coste de la licencia Pro me parece un precio muy bajo para todo el potencial que aporta a nuestra empresa.

Es cierto que cuando una organización necesita distribuir sus informes con muchas personas dentro de la compañía el precio puede dispararse, y que la alternativa de Power BI Premium sólo es interesante a partir de 500 usuarios.

Por ello no sería mala idea que Microsoft crease una licencia “intermedia” entre la Pro y la Premium o un escalado de precios de la licencia Pro para que empresas con 50-100 usuarios de Power BI tengan una alternativa propia.

¿Vosotros que opináis? ¿Conocéis alguna otra opción para compartir los informes de Power BI sin licencia Pro? ¡Compartidlo con la comunidad en los comentarios de este post!

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Iván Arribas

Llevamos siglos generando, relacionando, modificando y almacenando datos....es hora de que les echemos un vistazo. Espero que este blog sirva de ayuda a los que quieran introducirse en este mundo de la Analítica de Datos, igual que me está sirviendo a mi.

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69 comentarios

  1. Hola Vandalic, coincido contigo al 100%, es lo que hago con mis clientes.
    Les expongo todo tal cual lo haces tú y que elijan, pero lo ideal es ser Pro.
    Muy buena idea la que apuntas sobre el licenciamiento, un escalado entre Pro y Premium, pero esto, ya es cosa de Microsoft.
    Gracias.

  2. Hola Iván,

    Te felicito, muy bien reflejadas las alternativas. Compartiré el enlace a todo el que me haga esas típicas preguntas de buscar alternativas para pagar menos licencias, que casi nunca llevan a buen puerto 🙂

    Muchas gracias.

    Saludos
    Salva

  3. Hola Iván, leí el post y quisiera saber si me puedes ayudar con esto. Una pyme (empresa pequeña) puede publicar de manera pública colgar los reportes (Graficos de powerbi) en su sitio web Usando solo la licencia Pro?

    1. Hola Christian,

      Gracias por escribirnos. La respuesta a tu pregunta es Sí. Una vez publicado el informe en powerbi.com, puedes ir a la opción “Publicar en la web (público)” y eso generará un enlace que puedes incluir en el html de tu web.

      Opción Publicar en la web (público)

      Eso si, a partir d ese momento, todo el mundo que tenga ese enlace puede ver los datos de tu informe.

      Un saludo,

  4. Hola Ivan,un gusto saludarlo.

    Tengo un problema de permisos con mi correo de empresa y el PowerBI, por lo que me cree una cuenta gratuita en Office 365 de modo que me dejara publicar. Cuando selecciono la opcion “publicar en la web” , me dice que debo solicitarlo al administrador. El correo que usé para esta inscripcion es el que otorga la prueba gratis de Microsoft 365, que es “tunombre@onmicrosoft.com”.
    Tienes alguna idea o truco de como puedo publicar si no tengo un correo empresarial?
    Gracias y saludos!

    1. Hola,

      En principio, cuando creas una cuenta gratuita crea un dominio o tenant temporal en el que tu usuario es el administrador. Necesitaría tener más información de tu caso, pero prueba a ver si puedes acceder con esa cuenta de correo al panel de Administración de M365 (admin.microsoft.com). ¿No creasteis ninguna cuenta más?

      De todos modos, con una cuenta gratuita de powerbi.com ya es suficiente para publicar en la web, sin necsidad de M365. Si necesitáis ayuda dímelo.

      Un saludo,

      1. Tengo el mismo problema, tengo una cuenta de prueba de power bi pro por 60 días, la cual tiene la misma dirección de correo de una cuenta de prueba gratuita de M365, al intentar publicar el informe en Web, me dice que contacte al administrador, yo soy el único usuario.

        Qué me hace falta configurar para publicar mi infirme?

        De antemano gracias

        1. Hola Adulfo,

          ¿Puedes capturar el texto del error?

          Si no te deja publicarlo desde el botón publicar del Power BI Desktop, también puedes entrar a powerbi.com con el usuario PRO de prueba de 60 días y una vez allí:

          1. Entrar en “Mi área de trabajo”
          2. Pulsar el botón “Nuevo” > “Cargar un archivo”
          3. Seleccionar “Archivo Local”
          4. Seleccionar el fichero pbix de tu ordenador

          De esta manera también se publica el informe.

          Dime si te funciona.

          Un saludo y gracias por seguirnos!

  5. Buenos días Iván,

    Gracias por toda la información del artículo, muy interesante.

    Una pregunta, si quisiéramos compartir un informe con una persona fuera de nuestra organización y ambos tenemos la licencia Pro, ¿sería posible compartir el informe?

    Un saludo y gracias

    1. Hola Mónica,

      gracias por leernos y compartir esta duda.

      Efectivamente puedes compartir un panel o informe de Power BI con usuarios externos, pero para ello debes activar la opción correspondiente en el “Panel de Administración” de Power BI. Si eres administradora del tenant o dominio de Power BI de tu empresa podrás acceder al panel de administración desde el icono de la rueda dentada de powerbi.com (de no ser así deberás contactar con tu administrador).

      Una vez en el Panel de Administración, debes ir a “Configuración de exportación y uso compartido” y verás un parámetro llamado “Compartir contenido con usuarios externos” (te dejo una imagen como referencia):

      Compartir Power BI con usuarios externos

      La verdad es que hay varias opciones (cada una con sus pros y contras) para compartir contenido con usuarios fuera de nuestra organización. De hecho tu duda creo que se convertirá en un post más extendido, así que estate atenta!!

      Muchas gracias de nuevo!

      1. Muchísimas gracias por tú respuesta!! La verdad que es muy interesante y creo que todavía tenemos muchas dudas, cada vez somos más profesionales los que usamos Power BI y nos asaltan este tipo de dudas.

        Muchas gracias de nuevo, estaré muy atenta!!
        Un saludo

      2. Hola oye no se como pueden ver los usuarioa el reporte por que no tienen licencia pro, sino mas bien en un embed en un site se colgo el reporte pero no les permite verlo
        Que opciones tengo??

        1. Hola Nora,

          Si los destinatarios de los informes no tienen licencia de Power BI Pro, la mejor opción es publicar en la web (público):

          https://i1.wp.com/vandalytic.com/wp-content/uploads/2020/04/Opci%C3%B3n-de-Publicar-en-la-web.gif

          No confundir con la opción superior “Sitio web o Portal” que sí necesita de licencia Pro.

          No se si esto te ayuda. Si no es asñí dame más detalle e intento darte una solución.

          Un saludo,

  6. Hola Iván, estoy en la misma situación. Cuando hago click en “Publish to web” me aparece el siguiente mensaje: “Contacto con el administrador para habilitar la creación de código para insertar: Para publicar el informe en la Web, pida al administrador de Power BI que active la característica que permite crear códigos para insertar en la Web. Una vez activada, podrá publicar este informe en la Web”. Aclaro que la cuenta que utilizo es una de Microsoft 365 de la organización donde trabajo. Cuando ingreso a admin.microsoft.com me dice que no tengo autorización para entrar a dicho sitio… ¿Cuál puede ser el problema o cómo puede solucionarse? Gracias!

    1. Hola Virginia,

      gracias por escribirnos!

      Por lo que comentas, tienes que averiguar quien es e administrador de vuestro tenant de Microsoft 365 (que es el que tendrá permisos de acceso a admin.microsoft.com) y que puede activar esta opción. Suele ser alguien de IT o el responsable de la compra de las licencias de M365.

      Un saludo,

  7. muy bueno es post. Una consulta, al eliminar un informe de mi área de trabajo, este queda eliminado en todas partes? (incluso si lo publique anteriormente como público)

    1. Hola Carlos,

      Hola

      Si eliminas el informe el link publico ya no funciona. Igualmente te recomiendo eliminar el conjunto de datos y así eliminas también los datos adjuntos al informe. Espero que te haya servido de ayuda ?

  8. Hola Iván. Muchísimas gracias por compartir tus conocimientos. Tengo una inquietud.

    1. ¿Puedo adquirir una licencia de Power BI Pro y publicar mi informe en una página web para que sea público?

    2. ¿Al adquirir la licencia Pro me solicitan permiso de administrador para insertar el código de publicación en una página web?

    3. ¿Cuál sería la mejor opción para poder compartir un informe de Power BI en una página web, así como lo haces tú?

    Mil gracias por tu atención.

    1. Hola Daniel,

      Te intento responder a tus preguntas:

      1. Si, puedes hacerlo, de hecho también podrías con la licencia gratuita.
      2. Creo que estás usando la opción “Publicar > Sitio web o Portal” y tendrías que usar “Publicar > Publicar en la Web (público)”.
      3. Como te comentaba en la pregunta anterior, yo utilizo la opción “Publicar > Publicar en la Web (público)” y usando el código html que te proporciona.

      Espero haberte ayudado!

  9. Fantastico post. Mejor explicado, imposible.
    Lo usaré con tu permiso en mis clases.
    Gracias por compartir

    Pero Microsoft ha oido las súplicas y lanzará el Premium per Use.
    Atentos a los próximos meses.

    1. Gracias Ignacio!

      ¡Un honor si lo usas en tus clases! Tienes toda la razón y por fin tendremos un punto intermedio entre la licencia Premium y la Pro: la Premium por usuario. Tengo muchas ganas de ponerla a prueba!!!

  10. Hola Iván muchas gracias por el post. Me surge un duda cuando comentas este apartado
    “Consiste en crear cuentas de usuario por departamento en vez de por usuario. A día de hoy, Microsoft permite que el mismo usuario se conecte a la vez desde varios dispositivos distinto”.

    Y mi duda es, en teoría cada usuario debería tener una cuenta, pero obviamente si yo voy a un cliente no me van a aceptar el proyecto si hay que pagar 8€ mensuales por cada usuario entonces ¿de manera oficial cuanta gente puede acceder a una misma cuenta pro? ¿ y si acceden varios concurrentemente pasaría algo o Microsoft puede tomar cartas en el asunto y cancelarte la cuenta si ve que hay mucho uso? Si puedes contarme que experiencia has tenido tú con el tema de cuenta “compartida” y con cuantos usuarios lo agradecería

    Un saludo y muchas gracias

    1. Hola Jaime,

      El precio de 8,40€ por usuario, en mi opinión, es más que justo por todo lo que aporta Power BI a un usuario. De hecho, me parece incluso barato (no se lo digas a Microsoft!).

      De todos modos, la opción de una cuenta departamental es posible ya que (a día de hoy) Microsoft no pone límites a las conexiones concurrentes de un mismo usuario Pro desde diferentes dispositivos. Como comento en el post, si todos los usuarios tienen que acceder a los mismos informes y sin filtros especiales por usuario, no hace falta que cada uno tenga su cuenta de Power BI Pro. A mi me parece una buena solución inicial para que la empresa vaya habituándose a la toma de decisiones basada en datos, pero siempre lo veo como una situación transitoria, ya que seguramente con el tiempo crezcan las necesidades de información y tengan que ir a cuentas diferentes para cada usuario.

      !Espero haberte respondido!

  11. Hola Ivan, tengo la siguiente consulta , cuento con una cuenta de power bi pro, y quiero compartirla a una cuenta de sharepoint de mi cliente ya que no desean adquirir licencias es posible ello si compartirla en la web

    1. Hola Carlos,

      no tengo muy claro si entiendo lo de “a una cuenta de SharePoint de tu cliente”, pero intento responderte. Para poder compartir el informe que has creado con un tercero, debe disponer de cuenta de Power BI Pro. Si lo compartes y no tienen cuenta PRO no les dejará verlo (o podrán activar una cuenta Pro de Prueba durante unos días sólo). Otra cosa que hacen algunas empresas (y que yo no recomiendo) es compartir el fichero pbix del informe en Sharepoint, pero de este modo le das permiso al tercero para tocar o destrozar tu informe. No se si he respondido a tu pregunta.

  12. Excelente artículo Iván.
    Y qué interesante el “posts más extenso” que le prometiste a Mónica.
    Ya quiero verlo !!
    Muchas gracias por tu a`porte.
    Saludos.

    Martina

  13. Hola, Ivan.
    Llevo días dándole vueltas al asunto de publicar vía web y me surgen unas dudas, a ver que me aconsejas:
    Tengo informes con datos económicos de mi empresa, que quiero publicar vía web y que tengan que hacer login, al solo usar licencia pro, estos datos se encuentran en servidores externos a mi empresa, hablamos de MS y tendrá unos sistemas bastante seguros, pero como opinión personal, fiarías a que estos datos económicos estén fuera de tus servidores? Siempre he trabajado con aplicaciones en local.
    un saludo.

    1. Hola Fran,

      Sin duda alguna publicaría mis informes en powerbi.com si compartes con usuarios con licencia Power BI Pro.

      Es como trabajo con todos mis clientes y en mi propia empresa.

      El problema es cuando usas la opción de publicar el la web (público) en la que no hace falta licencia y todo el que tenga la url del informe puede verlo.

      Si te queda alguna duda o necesitas alguna aclaración adicional, no dudes en comentarlo por aqui o a través de la pagina de contacto. Estaré encantado de responderte.

      Un saludo,

  14. Hola Ivan
    ¿Has probado esta alternativa?: Obtener el código HTML para publicarlo público, luego insertarlo en un sitio de sharepoint de la empresa, este sitio al ser privado y tener que registrarte con una licencia office 365 de la corporación impide que alguien ajeno pueda verlo, sin embargo cualquiera dentro de la corporación y a quien se le haya dado acceso al sitio de sharepoint si podrá hacerlo aunque no tenga la licencia pro, yo ya vi que alguien lo hace así y sin problemas, quisiera saber tu experiencia o qué peros le verías.

    1. Hola Dan,

      No lo he probado nunca. Como comento en este post, por lo que vale la licencia Pro, no merece al pena romperse la cabeza pensando como acceder sin licencia. Aparte que ese pequeño aporte de dinero por la licencia ayuda a que vayan desarrollando y mejorando el producto cada mes.

      El modo que me comentas, es ingenioso y seguramente funcionaría. De todos modos si alguien externo tiene la url del informe podrá entrar sin necesidad de entrar a tu SharePoint. Cuando lo publicas en la web, todo el que consiga la url del informe lo verá. en cambio, si no es público, aunque tengan la url no podrán accceder.

      Un saludo,

  15. El mejor Post que he leído sobre las publicaciones y como compartir, de verdad felicitaciones, no se encuentra información así ni en las mismas páginas de Microsoft.

  16. Muchísimas gracias Ivan por compartir esta información tan clara.

    Me encanta tu reflexión de crear una licencia “intermedia” entre la Pro y la Premium.

    Actualmente existe una, la Premium per User (PPU), y me gustaría saber si cambia de algun modo a la hora de compatir informes con el resto de usuarios(pro/free users).

    No lo tengo claro cuando leo la documentación en Microsoft.

    Muchísmas gracias de antemano!

    1. Hola Elena,

      Gracias por tu comentario!

      La licencia intermedia que esperábamos ya está disponible como dices y se llama Power BI Premium por Usuario (PPU). Tienes que tener en cuenta que los informes creados con funcionalidad PPU solo se pueden publicar en areas de trabajo PPU, por lo que para compartirlos, la persona con la que compartes tambien debe disponer de una licencia PPU.

      Si quieres saber mas de esta licencia, te remito a este post sobre PPU

  17. Hola Iván.
    En principio te agradezco por la publicación ya que realmente es difícil encontrar información clara respecto a esta temática.
    Quería saber si podías aconsejarme respecto a esta situación: Con un colega estamos considerando comenzar a ofrecer un servicio que incluiría la posibilidad de tener acceso a informes en Power BI. Lo más probable es que se trate de clientes pequeños y por lo tanto no sería opción la suscripción premium. Entonces, ¿Qué opciones tenemos como para publicar informes para cada uno de los clientes, de forma segura, y que cada uno de ellos pueda consultar sin problemas?
    Muchas gracias y saludos!

  18. Buenos días Ivan,

    Muy bueno tu post. Quería hacerte una consulta:

    En mi organización estamos utilizando Power BI PRO pero en su VERSIÓN DE PRUEBA.
    Esto, nos está permitiendo crear informes y publicarlos en power bi service para que personas de la organización puedan consultarlos diariamente.

    El tema es el siguiente: A ciertos usuarios, despues de un largo tiempo, no les ha permitido acceder a los informes ya que se requiere de la compra de Power BI PRO. Esto implica que en algun momento TODOS los usuarios de la organización no podrán ver los informes compartidos por no contar con una versión PRO paga?

    Es necesario que todos los usuarios de la organización tengan cuentas PRO pagas para ver informes en power bi service?

    Quedo atento a tu respuesta.

    Saludos!

    1. Hola Juan Manuel, siento la tardanza en contestar.

      Efectivamente, al darte de alta en powerbi service en modo gratuito disfrutas de unos meses de funcionalidades PRO para probar. Eso significa que con el tiempo, si no compras la licencia, ya no serás PRO. Para poder consultar un informe publicado en powerbi.com, necesitas tener como mínimo licencia PRO. Con el objetivo de optimizar costes, puedes crear un usuario por departamento (o uno general de power bi si todos los usuarios pueden acceder a todos los informes publicdos). Power BI permite que el mismo usuario se conecte a la vez desde varios dispositivos por lo que no te dará problemas.

      Un saludo,

  19. Buenos días Iván,

    Tengo una duda que parcialmente está respondida en tu excelente post https://vandalytic.com/tutorial-power-bi-como-compartir-informes-de-power-bi-sin-licencia-pro/, gracias por compartir.

    Te pongo en contexto antes de plantearte la duda, recientemente han homologado Power BI (versión de hace un año pero algo es algo) en la empresa donde trabajo que pertenece a un grupo bancario, no tienen pensado invertir en Power BI porque ya pagan licencias Qlik, pero yo poco y nada sé de Qlik (aunque sea muy potente), estoy apostando por aprender Power BI, el hecho es que hago muchos reportes en Excel y quiero plantear al menos que inviertan en un par de licencias para que empiecen a ver el potencial de Power BI, la opción que planteas de un par de licencias (comparto con unos 10 directores y aproximadamente unos 30 gestores) pueden usarlas simultáneamente varios usuarios?.

    Comparto la visión de Salvador pero por algún lado tengo que empezar a ver si me compran la idea.

    Gracias

    1. Hola Argenis,

      La respuesta es “Si”. Varios usuarios pueden entrar simultáneamente desde diferentes dispositivos a powerbi.com con el mismo usuario. El único problema que podrás tener es si quieres implementar temas de seguridad y que no todos vean los mismos informes o vean la misma información dentro del informe. En este caso (en el que necesites seguridades diferentes) necesitarás usuarios diferentes.

      De todos modos, yo recomiendo usar un usuario por persona para también poder trazar el uso de los informes de manera mas detallada y tener más flexibilidad a la hora de implementar seguridades.

      Un saludo,

  20. Hola Iván,

    A día de hoy sabes si es posible compartir una app creada en un área de trabajo PPU con usuarios internos que tengan licencia Pro. Tengo entendido que el área de trabajo no se puede compartir, pero no me queda del todo claro si las restricciones también aplican a las aplicaciones. Muchas gracias!

    Saludos,

    Mijalis

  21. Hola Amigo, ¿Cómo estás?
    Quisiera hacerte una pequeña pregunta, estoy desarrollando un tablero de control en Power BI Desktop y decidí publicarlo en Power Bi en la nube. Observe que el tablero se puede compartir en un sitio web o portal, con un vínculo o un código HTML. ¿Me gustaría saber si a futuro mi tablero se va a poder seguir visualizando a pesar de que ya se hubiera terminado la licencia de prueba de los 60 días? ¿Es decir, si lo publique antes de que expirara el tiempo de prueba, en el sitio aún se puede observar e interactuar sin ningún problema?

    Muchas gracias por tu atención.

    1. Hola Elmer,

      la opción de publicar en web es válida tanto para la licencia gratuita como para la licencia Power BI Pro. Por lo tanto, tu informe publicado en la web se seguirá viendo.

      De todos modos, si son datos sensibles (datos de empresa, etc.) es mejor no publicarlo en web ya que cualquier persona que consiga la url del informe podrá ver los datos.

      Espero haberte ayudado.

      Un saludo,

  22. Saludos y muy buena explicacion;

    tengo power bi premiun por usuario, cree un informe y lo publicqu en un sitio web seguro, cree un usuario externo y los puede consultar sin ningun problema, solo necesita consultar el informe.

    Creee otro usuario con dominio de la empresa, igual este usuario solo necesita consultar el informe, pero cuando ingresa el login me envia un mensaje de que el usuario debe migrar a una version pro,

    El asuntoes que mis usuario no no de la organizacion y queria crearles una cuenta en powerbi para que el usuario sintiera que esta usando en realidad una cuanenta de mi empresa y no una de un correo gratuito

    1. Hola Vasco,

      Power BI Premium por Usuario (PPU) funciona diferente a Power BI Premium por capacidad. En el caso de PPU todos los usuarios que consulten a través de powerbi.com el informe deben tener licencia PPU. Si publicas el informe en la web pública será accesible a todos los que tengan o descubran la url del informe.

      No se si esto soluciona tu duda. Si no es así, explícame el caso con más detalle y lo revisamos.

      Un saludo,

  23. Buenas, Iván.
    Tenía adquirida una licencia PRO y durante ese tiempo he publicado los informes, existen en la empresa varios usuarios FREE y podían verlo, estos estaban creados hace bastantes meses. Hace poco término mi licencia PRO y ahora a los FREE le dice que tienen que comprar la PRO para poder ver los informes que antes veían.
    Entiendo que no, por lo leído, pero si vuelvo a adquirir la PRO, los otros usuarios podrán ver esas publicaciones con su licencia FREE?

    Un saludo y enhorabuena por la página.

    1. Hola Agui,

      Es extraño lo que comentas porque publicando como PRO solo puedes compartir los informes con otros usuarios PRO, excepto si publicas en Web pública. ¿Los publicasteis como web pública?

      La única manera de que un usuario Free pueda ver informes compartidos es si tu empresa tiene una licencia Premium por Capacidad (entiendo que no es el caso.

      ¿Podrías darme más información para poder ayudarte?

      Un saludo y gracias por seguir nuestro blog!

  24. Hola saludos, tengo rato buscando soluciones en la web y me pareció muy bien tus post de hecho lo comparti con el departamento de sistema y gracias a tu explicación me otorgaron la licencia premium, pero es aqui donde tengo mi duda es que necesito compartir yn informe con usuarios externos y lo hago mediante directorio de azure y todo bien hasta el momento pero cuando van abrir el informe les pide que tienen que tener una licencia premium para acceder y los usuarios externos tienen licencia free, probe dandoles acceso a mi area de trabajo que es premium pero nada no tienen acceso, no se si me faltara por hacer algo, esperando tu pronta respuesta y muchas gracias por tu aporte a esta comunidad

    1. Hola Heric,

      Cuando usas una licencia Premium por Usuario PPU puedes crear informes con funcionalidad Premium, pero solo podrá ser consultada por usuarios con esa misma licencia (PPU). La licencia Premium de capacidad es la que te permite que usuarios sin licencia puedan consultar los datos, pero esta licencia tiene un coste mensual alto.

      Supongo que la licencia que te han asignado es PPU y no Premium por Capacidad. Puedes consultar este webinar donde explico las diferencias licencias Premium: https://vandalytic.com/power-bi-premium-por-usuario-ppu-ya-tiene-precio-y-fecha-de-salida/

      Espero que te ayude!

  25. Iván, Buen trabajo

    En mi caso cuando tengo informes que compartir con usuarios sin licencia power Bi y que no requieran de interactuar con el informe lo realizo asi:
    Me Suscribirse al informe y lo programo con los filtros necesarios para que le llegue al interesado con los datos de su interes, esto lo que hace es enviarme un correo, ya teniendo el correo lo que realizo en mi coreo es crear unas reglas que cuando identifique el correo con el asunto definido me lo envié a los correos definidos y ya con esto le llega una imagen con los datos solicitados, lo manejo de esta manera por costos de licencias y me ha parecido una buena opción.

  26. Muy buen artículo Iván! no he encontrado otro que lo explique mejor.
    Solo por compartir mi opinión, coincido en que el precio de 8,40€ por usuario es muy bajo si ese usuario quiere crear sus propios informes con Power BI. Si lo único que desea es ver los informes creados por otros compañeros que los crean, el precio es muy muy alto.
    Una empresa de 100 empleados que ya paga algo más de 1200€/mes por sus licencias estándar de M365, debe pagar otros 840€/mes para que quizás solo 2 usuarios creen informes y otros 98 puedan verlos e interactuar con ellos. Comprar capacidad premium con menos de 500 empleados no sale a cuenta y, al menos en España, el porcentaje de empresas con más de 500 empleados es del 0,8%.
    Opino que Microsoft tiene bastante margen de mejora para facilitar el acceso de las pymes españolas a Power BI.
    Gracias por el artículo

    1. Hola Josu,

      Gracias por tu comentario. Recuerda que hay una opción intermedia.

      Crear una cuenta de Power BI Pro genérica por departamento (por ejemplo: ventas@miempresa.com. compras@miempresa.com, finanzas@miempresa.com) y que todos los usuarios usen la cuenta de su departamento para acceder a powerbi.com. De esta manera puedes crear un área de trabajo por departamento tambien y asi controlar a que informes accede cada uno. Si tienes 100 empleados en 5 departamentos sólo pagas 5 licencias (no hay problema porque accedan con el mismo usuario de forma concurrente).

      El único problema es si quieres, por ejemplo, que cada comercial vea solo sus ventas con seguridad a nivel de registro (RLS). En ese caso Power BI necesita saber quien entra y no vale con una cuenta genérica de ventas para todos.

      Un saludo,

  27. Buen día, muchas gracias por la explicación.
    te quería consultar porque en la organización tenemos una licencia Premium de Power BI (un solo usuario).
    En este momento, necesito poder compartir un informe con mis compañeros de trabajo (solo visualización. Cantidad de personas=4).
    El informe no lo debo hacer publico, es decir solo debe ser visible en entorno local.
    1) ¿Es necesario adquirir la Licencia de Power BI Report Server?
    2) Si contamos con Licencia de Power BI Premium (por 1 usuario), incluye esta opcion de power BI Report Server??

    Mi duda es que si publico el informe en Power BI Service, no puedo lograr tener actualizaciones automáticas dado que nuestro servidor no esta visible a la red. Por eso necesitaría una solución a este inconveniente.

    Gracias

    1. Hola Christian, perdona por la tardanza en la respuesta.

      Si tienes un informe publicado en un área de trabajo “Premium” a través de una licencia Premium por usuario (PPU), sólo los usuarios con licencia PPU podrán acceder a él. No entiendo muy bien porque quieres utilizar Report Server. Este componente se utiliza principalmente para informes paginados (no sé si es el caso). Lo mejor sería adquirir una licencia PRO para cada uno de los 4 usuarios (o una común para los 4 si tienen que acceder a la misma información) y compartir con ellos el informe en un área de trabajo estándar.

      No se si he respondido a tu pregunta, si te queda alguna duda dímelo.

  28. Hola Ivan!
    estoy empezando a realizar consultorias de análisis de datos a empresas con power bi.
    Y yo seria la única persona que manejaria los archivos y la modificación de ellos, solo les entregaría el link público de la web a cada persona de dicha empresa. Mi consulta es si yo pagando una licencia pro puedo publicar el enlace en la web publica? sin que la persona se tenga que loguear con mi cuenta y clave. O que me recomiendas para resolver este problema? Solo quiero pasarle el enlace y que lo vean.
    Desde ya gracias!!

    1. Hola Octavio,

      Como puedes ver en el post sobre licenciamiento, no recomiendo publicar en web pública informes con datos de empresas privadas. Es muy fácil poder acceder a ellos desde fuera. Lo mejor es que contrates una licencia PRO para cada cliente (del estilo “nombredelcliente@tudominio.com”) y que des acceso a cada cliente con esa cuenta a sus informes (podrías hacer un área de trabajo para cada cliente con sus informes).

      Luego puedes decidir si cobrar o no el precio de la licencia PRO a cada cliente o asumirla tu, eso es decisión tuya.

      Un saludo,

  29. Buen día Iván
    Quisiera hacerte una consulta, yo tengo datos publicados en la Web, pero las personas que ven las publicaciones realizadas quieren descargar la información de los tableros publicados en la Web, pero no pueden hacerlo, como podría configurar Power Bi Pro, para que permita que los usuarios que ven mi pagina Web puedan descarga en Excel la información publicada?

    1. Hola Cristina,

      Normalmente cuando se publican como Web, se hace con el rol “Visor” con lo que puede acceder e interactuar con el informe, pero no tiene acceso al conjunto de datos por debajo.

  30. Cordial saludo,

    De antemano agradezco estas publicaciones, por favor su orientacion con esta inquietud, si el trabajador de la organizacion que publica los informes tiene Licencia Microsoft 365 E3 con Power BI Pro pero los demas trabajadores tienen Microsoft 365 E3 con Power Bi Free ¿como se puede publicar el informe para que los trabajadores puedan visualizar y exportar datos?

    1. Hola Leidy,

      Para compartir informes ambos (publicador y persona que consulta) deben tener licencia PRO (incluida en la licencia E3 o comparada por separado).

  31. Cordial saludo,

    De antemano agradezco estas publicaciones, por favor su orientacion con esta inquietud, si el trabajador de la organizacion que publica los informes tiene Licencia Microsoft 365 E3 con Power BI Pro pero los demas trabajadores tienen Microsoft 365 E3 con Power Bi Free ¿como se puede publicar el informe para que los trabajadores puedan visualizar y exportar datos?

    1. Hola Leydi,

      Gracias por consultar nuestro blog y comentarnos tu caso.

      Sobre tu caso: los empleados que tengan licencia free solo podrán ver sus propios informes, no se podrán compartir informes con ellos desde una licencia Pro.

      Hay opciones con licencias Premium por capacidad, pero el coste mensual es muy alto.

      También podrías publicarlo en web, pero no lo recomiendo porque los datos de la empresa que aparezcan en ese informe serán públicos para cualquiera que tenga la url del informe (incluso se pueden encontrar informes de power bi publicados en web en google)

      Por lo tanto, la única opción es tener licencias pro para los que consultan,

      La única opción que puede ahorrar costes de licenciamiento es que adquieras una licencia pro y se la asignes a una cuenta generica y todos accedan a powerbi.com con esa cuenta. Pero todos verían todos los informes.

      Un saludo,

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