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Tutorial Power BI: Mostrar Fecha de actualización de datos

Este es el primer tutorial de Power BI que nace de una consulta a través del formulario de contacto (gracias Liliana!). Es habitual que cuando un usuario está consultando un panel o informe de Power BI, quiera saber la fecha en la que se actualizaron los datos por última vez.

Seguramente sabréis que en un informe de Power BI Desktop publicado puedes acceder al Conjunto de Datos del informe y pulsando sobre la los 3 puntos y ver la fecha de última actualización:

Fecha de Última Actualización en Conjunto de Datos
Fecha de Última Actualización en Conjunto de Datos

El problema es que los usuarios del informe no suelen consultar esta opción y quieren ver la fecha del dato en el mismo informe.

En este tutorial de Power BI veremos varias formas de mostrar la fecha de actualización dependiendo de la casuística con la que os encontréis:

Informe de Power BI con origen Base de Datos ERP, CRM,…

Si el origen de tus datos es un ERP, CRM o sistemas de gestión empresarial similar, los registros de las tablas suelen tener un campo con la fecha de última modificación del registro.

Fecha de Modificación en Tabla Original
Fecha de Modificación en Tabla Original

Si es así, sólo deberás incluir una medida que muestre la mayor fecha de modificación:

Fecha de Refresco = MAX('Nombre Tabla'[ModifiedDate]) 

Cuando muestres esta medida en tu panel, podrás ver la fecha de la última actualización de los datos recolectados.

Informe de Power BI con origen de datos Excel, fichero plano o similar

En caso de un origen de datos Excel, fichero plano o similar, en el que no tenemos capacidad de guardar la fecha de actualización, podemos usar un truco para mostrar la fecha de refresco.

Lo primero de debemos hacer es crear un nuevo origen del tipo “Consulta en Blanco”:

Nuevo Origen del tipo "Consulta en Blanco"
Nuevo Origen del tipo “Consulta en Blanco”

En la pantalla de la consulta, introduciremos una consulta que nos devuelva la fecha y hora actual:

= DateTime.LocalNow()

Como puedes ver en la imagen siguiente, la fórmula es muy sencilla y justo debajo de la formula veremos el resultado de la misma:

Consulta Fecha Refresco de Datos
Consulta Fecha Refresco de Datos

Tras configurar este nuevo origen de dato, dispondrás de una nueva tabla (‘ConsultaXX’ si no has cambiado el nombre de la tabla) con un sólo campo:

Nueva Tabla con la Fecha de Actualización de Datos
Nueva Tabla con la Fecha de Actualización de Datos

Simplemente arrastrando este campo a una visualización tipo “Tarjeta”, tendrás la fecha de refresco en tu informe:

Tarjeta de Indicador de Power BI con la Fecha de Actualización
Tarjeta de Indicador de Power BI con la Fecha de Actualización

Si esperas unos minutos y vuelves a apretar el botón “Actualizar” en tu informe, verás que la hora de actualización va cambiando:

Fecha de Refresco tras actualizar
Fecha de Refresco tras actualizar

A continuación, os dejo el informe de ejemplo publicado para este tutorial. Recordad que si queréis descargar el fichero .pbix original sólo tendréis que suscribiros a la newsletter del blog:

Informe de Power BI con Origen Datawarehouse (DW)

En caso de que el origen sea una Base de Datos específica para el análisis, tenemos autonomía y capacidad para guardar la fecha de refresco.

Lo más fácil es que en el proceso de traspaso de datos al DW (proceso ETL) creemos un paso para grabar la fecha actual en el momento de la actualización de datos. Tenemos 2 posibilidades:

  • Guardar la fecha en una tabla específica del DW con las actualizaciones de datos realizadas y la fecha de las mismas.
  • Guardar la fecha en un campo de cada registro de manera similar a la fecha de modificación del primer caso.

En ambas situaciones podríamos usar la técnica del primer caso para obtener la fecha máxima de actualización en nuestro informe.

¿Y si quiero ver la fecha de actualización de una visualización de un panel en vez de un informe?

En este caso, Power BI nos lo pone más fácil: podemos añadir la fecha de última actualización a las visualizaciones de los paneles de manera sencilla.

Para ello, pulsaremos sobre los 3 puntos en la esquina superior derecha de la visualización y en la opción “Editar Detalles”:

Editar Detalles de visual de un Panel de Power BI
Editar Detalles de visual de un Panel de Power BI

En la ventana lateral que aparece marcaremos la opción “Mostrar Hora de última Actualización”:

Opción para Mostrar Hora de Actualización
Opción para Mostrar Hora de Actualización

Y de este modo la fecha y hora del último refresco aparecerá en la visual:

Visualización con la fecha de último refresco de datos
Visualización con la fecha de último refresco de datos

Espero que os haya gustado este tutorial y que propongáis nuevos temas para post y tutoriales a través del formulario de contacto.

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Iván Arribas

Llevamos siglos generando, relacionando, modificando y almacenando datos....es hora de que les echemos un vistazo. Espero que este blog sirva de ayuda a los que quieran introducirse en este mundo de la Analítica de Datos, igual que me está sirviendo a mi.

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10 comentarios

  1. Super funcional use la opción de = DateTime.LocalNow(), pero sabes que al publicar el reporte como publico cambiar cambia la zona horaria de UTC -6 a UTC , lo corregí restando 6 horas pero saber porque pasa esto?

    1. Genial Enrique,

      cuando actualizas desde tu ordenador en Power BI Desktop, el sistema usa tu zona horaria en la función LocalNow(). Al subirlo a powerbi.com usa la zona horaria del servidor de power bi donde esté alojada tu cuenta. Para contrarrestarlo, puedes corregirlo como has hecho, o usar en power query la funcion SwitchZone

      Gracias por el comentario!

      1. Excelente, comencé a buscar sobre el uso de esta función y por ahí se vio la luz al final del túnel. Mil gracias, Iván. :)

  2. Excelente aporte como siempre,
    Acá tengo un caso que me gustaría me ayudes, tengo una BBDD con datos por snapshot de fecha, es decir el mismo dato pero con otra vista, ejemplo snapshot 1: fecha:22/06/2020, inventario A= 20, etc…., snapshot 2: fecha:23/06/2020, inventario A= 15, etc….. El inventario va variando dia a dia y tengo una grafica de ventas del mismo a futuro, entonces quiero que siempre me muestre los datos solamente del ultimo snapshot (ejemplo 23/06/2020). Encontre una solucion temporal usando fechas relativas, alterando el “ultimos X dias”. Pero me gustaria tener algo mas automatizado, donde le ponga una tarjeta con la ultima fecha snapshot y la grafica use esa fecha como filtro.

  3. Hola! Y si quiero ocultar la fecha de actualización del reporte, ¿Se podría ocultar simplemente presionando “Quitar” en mi área de trabajo?, gracias por la ayuda.

    1. Hola Daniel,

      si te entendido bien, quieres ocultar el banner superior que se ve por defecto en powerbi.com con l fecha de actualizción. De momento no puede hcerse para un informe o área de trabajo específico, pero si para todo tu tenant de power bi. Pra ello debedes ser administrador de powerbi.com y en las opciones de configuración podrás desactivarlo:

      Opcion desactivar fecha de actualizazion

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