Actualiza tus informes con una palabra clave en Teams (con Power BI y Power Automate)

Para este post hemos preparado un ejemplo de uso de integración entre Power BI, Power Automate y Teams. La premisa es que fuese un ejemplo práctico y útil que pudieseis implementar en vuestro día a día.

Situación inicial

Normalmente programamos nuestros informes de Power BI para que se actualicen a ciertas horas del día. Esto nos permite tener nuestro reporting actualizado. Para ello, usamos la Actualización Programada de powerbi.com.

Si no sabéis como hacerlo, debéis ir al área de trabajo donde esté publicado vuestro informe y sobre el icono del Conjunto de Datos (dataset). Pulsáis en los 3 puntos al lado del nombre del dataset y seleccionáis la opción “Configuración“:

En la ventana de configuración veréis que tenéis un submenú de Actualización Programada donde podemos indicar las horas a las que queremos que se actualice nuestro informe (8 veces al día como máximo con la licencia Power BI Pro):

En este caso nuestro informe se actualizará 3 veces durante el día:

• 7:00 h
• 14:00 h
• 19:00 h

¿Cuál es el problema entonces?

En ocasiones esa Actualización programada no es suficiente.

Os pongo un ejemplo:

Cada 15 días hacemos un reunión comercial en la empresa para revisar las oportunidades de venta con todo el departamento. Imaginad que esta vez nos convocan a las 12:00 h a la reunión. Los datos estarán actualizados desde las 7:00, pero estoy seguro que la mayoría de los comerciales de la empresa no tenían sus oportunidades al día.

Llevan desde primera hora actualizando sus oportunidades en el sistema para la reunión por lo que, cuando empiece y mostremos nuestro informe de Power BI, los datos no serán los que en ese momento están en nuestro CRM. Esto implica que los asistentes dirán que los datos no están actualizados o que ese informe no funciona correctamente.

La solución: Teams + Power Automate + Power BI

Vamos a crear un flujo de trabajo en Power Automate para que cuando escribamos cierta palabra en un canal de Teams, se actualice nuestro dataset de Power BI automáticamente.

De esta manera, cuando nos convoquen a la reunión, podemos enviar a nuestros compañeros por Teams: “Reunión en la sala de conferencias en 15 minutos” y este mismo mensaje será el responsable de actualizar los datos de nuestro informe. Cuando entremos a la reunión estaremos seguros que nuestro informe estará al día.

Veamos como hacerlo paso a paso:

1. Crear el flujo de trabajo en Power Automate

Debéis tener una licencia de Power Automate asociada a vuestro usuario (el mismo que usáis para entrar en powerbi.com). Accederemos a través de powerautomate.microsoft.com y pusaremos la opción de “Mis flujos“:

Una vez allí debéis pulsar en la parte superior el botón “+ Nuevo flujo” > “Flujo de nube automatizado”:

Nos aparece una ventana en la que debemos indicar 2 cosas:

• Nombre: Un título para nuestro flujo.
• Desencadenador: el desencadenador es la acción que debe realizarse para que se inicie nuestro flujo.

NOTA: Puede que os solicite las credenciales para poder conectarse con vuestro Teams. simplemente debemos indicar nuestro usuario y contraseña.

En este caso hemos rellenado la información de la siguiente manera:

• Título: Actualiza Power BI con palabra clave de Teams
• Desencadenador: en el buscador escribimos “palabra clave” y seleccionamos la opción “Cuando se menciona palabra clave (Microsoft Teams)“

Pulsamos sobre el botón “Crear” y nos aparecerá el editor de Power Automate con una primera caja con el desencadenador elegido en el paso anterior:

Debemos configurar nuestro desencadenador con los siguientes parámetros:

• Tipo de mensaje: Se puede elegir entre Canal o Chat de Grupo. La idea es que limitaremos este flow a cuando se mencionen las palabras clave en un chat o canal concreto de Teams. Es este caso he elegido “Canal”
• Palabras clave para buscar: Hay que indicar que palabras lanzarán este flow. En este ejemplo he elegido las palabras reunión y reunion separadas por una coma (lo he puesto también sin acento para asegurar que se lanza la actualización de datos a pesar de no poner la tilde).
• Equipo y Canal: si hemos seleccionado Canal en el primer parámetro deberemos especificar a que Equipo y Canal queremos limitar la actuación del flujo.

Para indicar el siguiente paso pulsamos en el botón “+ Nuevo Paso” y veremos que se añade una nueva caja donde seleccionar el tipo de acción a realizar cuando se desencadene nuestro flujo:

NOTA: Puede que os solicite las credenciales para poder conectarse con vuestro Power BI. simplemente debemos indicar nuestro usuario y contraseña.

En este caso hemos escrito en el buscador “dataset” y pinchamos en el icono de Power BI, que nos mostrará todas las acciones disponibles para esta solución:

Seleccionaremos la opción “Actualizar Conjunto de Datos (Power BI)“:

¡Con estos dos pasos ya tenemos nuestro flow configurado! Sólo debemos pulsar el botón de “Guardar“:

Podemos comprobar su funcionamiento pulsando en el botón “Comprobador de flujo“:

Si todo ha ido bien, deberíais recibir un mensaje como este con cero errores y cero advertencias:

2. Ahora sólo queda probarlo

Una vez configurado, guardado y comprobado sólo tendremos que ir al canal que hemos especificado en Teams y escribir en una palabra nuestra palabra clave:

Luego abrimos powerbi.com y deberíamos ver los datos actualizados o el dataset actualizándose en ese momento

3. Límite de actualizaciones diarias

Como hemos explicado al principio de este post, la licencia Power BI Pro tiene un límite de 8 actualizaciones diarias. Por eso me pregunté ¿podría realizar más actualizaciones de datos al día con esta opción?

Pues después de una breve prueba:

pude comprobar que la limitación aún está vigente con este sistema de Power Automate, por lo que seguiremos teniendo 8 actualizaciones como máximo. De hecho, si ya tenemos 3 programadas (como vimos en el primer punto) sólo nos dejará hacer 5 más.

Conclusiones

En mi opinión, esta opción tiene muchas posibilidades. Más aún cuando descubráis los centenares de desencadenadores y opciones de Power Automate. Si investigáis un poco os daréis cuenta de todo lo que podemos hacer con esta herramienta para automatizar procesos que normalmente hacemos de manera manual.

¿Qué os ha parecido esta idea? ¿Creéis que la podréis usar en vuestro día a día? ¿ Os aporta algo nuevo?

Podéis dejar vuestras opiniones, experiencias, comentarios y dudas en los comentarios de este post. ¡Espero que os haya gustado!